Por el Dr. Javier de Santos, quien es colaborador del CIIDECH en diferentes temas.
“No tengo tiempo”, “El tiempo no me alcanza”, “Las interrupciones e imprevistos no me dejan avanzar”, “Es muy poco el tiempo disponible”, son expresiones cotidianas que escuchamos en todos los ámbitos laborales. Pero ¿qué es lo que en realidad sucede?
Primero, es importante aclarar que el tiempo es un recurso atípico (no existe en la naturaleza), equitativo (todos tenemos 24 horas al día), inelástico (no se puede ahorrar ni pedir prestado), es un recurso indispensable (todo lo que hacemos en la vida se paga con tiempo) y es un recurso insustituible. Lo más que podemos aspirar es a gestionar adecuadamente las actividades que tenemos que desarrollar en ese periodo de tiempo.
Considerando esto, lo importante en el desarrollo de esta competencia gerencial es analizar cómo gestionamos nuestras actividades y hacia dónde se dirigen, ¿cuáles son mis objetivos personales y profesionales?, ¿a qué actividades estoy dedicando mi tiempo?, ¿qué es lo prioritario para mi trabajo?, ¿cómo estoy planeando mis actividades?, ¿qué tanto controlo mi agenda?
Es importante tener objetivos porque a) Los objetivos le dan dirección a nuestro esfuerzo; b) Nos permiten priorizar nuestras actividades de acuerdo a la importancia de cada objetivo, c) Requieren de un plan específico para cada uno y d) Se pueden ir ajustando de acuerdo a las circunstancias.
La priorización debe estar conectada con los objetivos. Un criterio orientador para priorizar es pensar en los beneficios, así como en las consecuencias. “Cuanto mayores son los beneficios, más importante es el tema en cuestión” y “Cuanto peores son las consecuencias de no ocuparse de una actividad, mayor importancia tiene”.
Para una adecuada planeación de actividades es importante contar con una agenda, una libreta, un block de post-it, un reloj con alarma o cualquier otro artículo que nos facilite anotar y, posteriormente, recordar lo que tenemos pendiente.
Sin embargo, es una fantasía el pensar que podemos recordarlo todo. No existe la “mala memoria”; sólo existe la disciplina o la negligencia de apuntar los pendientes.
No son cosas las que debemos comprar, sino desarrollar hábitos útiles. Aún si contamos con todos los equipos mencionados anteriormente, si no nos acordamos de consultarlos, de todas formas los vamos a olvidar. ¿Qué conductas o hábitos necesito reforzar para mejorar mi desempeño, mi rendimiento laboral?
Un elemento importante que apoya el desarrollo de esta competencia es la asertividad, el saber cuándo decir “NO”, no decir “Si”, cuando quiera decir “no”, la capacidad de eliminar distractores o robatiempos. Esta competencia es parte esencial del proceso de delegación. Asimismo, la habilidad para dar seguimiento y retroalimentación del desempeño es también muy relevante.
Estás haciendo un manejo efectivo del tiempo cuando:
• Delegas con claridad y precisión.
• Comunicas con claridad los objetivos y tus decisiones.
• Estableces los posibles cursos de acción, también llamados “planes de contingencia” y has prevenido sus consecuencias.
• Llevas un buen control de lo que has delegado.
• Das seguimiento diario o periódico a la lista de pendientes importantes.
Algunas recomendaciones al respecto serían:
• En vez de decir: “me urge”, especificar dentro de cuánto tiempo esperamos nos entreguen lo que solicitamos.
• Hagamos peticiones concretas, utilizando pocas palabras, con instrucciones claras y sencillas.
• Pidamos UNA COSA A LA VEZ
Como síntesis, podemos decir que los 10 puntos más importantes para mejorar esta competencia de administración del tiempo son:
1. Define claramente los objetivos y selecciona lo más importante
2. Analiza cómo gastas tu tiempo, es decir, qué actividades realizas
3. Lleva una lista de actividades pendientes
4. Asigna prioridad a tus actividades
5. Planea tu día desde el día anterior
6. No dejes las cosas para después. ¡Haz lo que no te gusta hacer primero!
7. Delega en los demás
8. Aprende a decir “NO”
9. Concéntrate en la tarea actual, evita distractores
10. No te olvides de la persona más importante: TU
¿Es posible manejar el tiempo?…la respuesta la tenemos cada uno de nosotros, en la capacidad de crear hábitos útiles y la disciplina de mantenerlos, en la dirección que hayamos establecido como la deseada.